|
Information till Släktforskarföreningar och Studieförbund
För många släktforskarföreningar och bildningsförbund har en forskningsresa till Leksand blivit ett återkommande inslag i verksamheten. För några blir det en enstaka lördag eller söndag under året för andra ett par hela helger med början redan på fredagskvällen. Vi tycker naturligtvis att detta är en god vana och välkomnar alla som vill använda sig av våra resurser under veckoslut och andra helger. Vi lovar att göra vårt bästa för att ett besök hos oss ska ge största möjliga utbyte både i forskningsresultat och trivsel.
Med det här informationsbladet vill vi dels berätta för de föreningar som inte varit hos oss tidigare hur detta med helgforskning fungerar, dels informera både våra ”stamgäster” och nya föreningar om de villkor som gäller från och med den 1 januari 2008.
Grundförutsättningar
Samtliga materiella resurser på Släktforskarnas Hus står till förfogande för besökande föreningar. Däremot har vi minimal bemanning under helgerna. Det betyder att besökande föreningar själva tar hand om sina deltagare, normalt utan någon personal från Släktforskarnas Hus tillgänglig mer än vid dagens början och dagens slut.
Det betyder också att vi till 100 % litar på att våra gäster tar ansvar för de resurser som står till förfogande, vårdar utrustning, ser till att mikrokort och pärmar kommer tillbaka på rätta platser och att datorerna används till det de är avsedda för och inget annat.
Naturligtvis förväntar vi oss att kopior och utskrifter betalas liksom böcker, antavlor och annat ur vårt sortiment som ligger framme och tillgängligt under helgen. Detsamma gäller varorna i vår fikahörna. Jag vill poängtera att vi enbart har positiva erfarenheter från de år vi på detta sätt har erbjudit möjligheter till helgforskning.
En annan grundförutsättning är att gruppen består av minst 10 personer och att det finns en ansvarig gruppledare som representerar den förening eller det studieförbund som gjort bokningen. Är ni färre än 10 som vill komma, var vänlig kontakta vår reception.
Bokningen kan avse antingen en dag, två sammanhängande dagar eller från fredag kl 12.00 till söndag kväll. Enskild dag avser normalt 8 timmar förlagda inom ramen 9.00-17.00, tider som dock kan förskjutas efter överenskommelse. Förening som bokar två eller tre sammanhängande dagar disponerar lokalerna även mellanliggande kvällar för forskning och svarar då själv för släckning, låsning och öppning morgonen därpå.
Då flera föreningar bokas in på samma dag görs redan från början en fördelning av platserna mellan dessa. Om någon förening önskar gå över det antal deltagare som preliminärbokats måste detta stämmas av med den/de övriga bokande. Kontakta Släktforskarnas Hus reception som sköter den samordningen och bekräftar ändringarna. Om någon annan förening kontaktar Släktforskarnas Hus och vill boka in tid som är preliminärbokad hör vi av oss och vill ha definitivt besked inom en vecka, oavsett hur långt innan aktuellt datum det är.
Eventuell avbokning ska ske så snart det är möjligt. Vid avbokning tidigare än 4 veckor före aktuellt datum återbetalas halva bokningsavgiften. Vid senare avbokning sker ej någon återbetalning.
Tomma stolar
Eventuella obokade platser i forskarsalen disponeras av Släktforskarnas Hus som säljer ut dessa enligt särskilda rutiner och villkor. Bokande förening har inget ansvar för dessa eventuellt tillkommande enskilda forskare. De ska vara helt självgående. De har inte några som helst löften om att få hjälp från de bokade grupperna och deras ledare.
Priser och betalning
Bokningsavgiften är 1 250 kronor inkl moms för en dag och 1 875 kronor inkl moms för en bokning på två eller tre sammanhängande dagar. Bokningsavgiften är fast och oberoende av antalet gruppdeltagare.
Till detta kommer sedan en avgift på 160 kronor inkl moms per person och dag. Årskortet gäller även för helger. Några rabatter i övrigt gäller inte. Priserna gäller under 2008. För bokningar avseende 2009 och senare reserverar vi oss för eventuella prisjusteringar.
Släktforskarnas Hus fakturerar bokande förening. Expeditionsavgift om 40 kr inkl moms tillkommer.
Alternativt samlar gruppledaren ihop betalning från deltagarna och betalar till receptionen.
I tredje hand betalar var och en till receptionen direkt vid ankomst. Betalning för allt övrigt (böcker, antavlor etc.) sköter var och en av deltagarna direkt till vår personal i samband med avresan.
Du kan nu även betala med kort.
Så här går det till att boka
Bokande förening gör upp med vår reception om dag/dagar, tider samt anger beräknat deltagarantal. Eventuella andra önskemål noteras. Receptionen noterar bokningen och skickar en skriftlig bekräftelse till föreningen.
Cirka 4 månader före ert besök kommer vi att översända en bokningsbekräftelse samt faktura på bokningsavgiften. Betalningsvillkor 30 dagar.
Senast 10 dagar före bokad dag skall föreningen lämna uppgift om definitivt antal deltagare, gruppansvarigs namn och telefonnummer samt lämna namnlista. Namnlistan finns att fyllas i här. Namnlistan översänder du enklast via e-post där du bifogar den som en fil (info@slaktforskarnashus.se) eller via fax
0247-79 79 92 till vår reception.
Dags att forska
En medarbetare från Släktforskarnas Hus kommer att finnas på plats vid överenskommen tidpunkt för att öppna, se till att allt fungerar och att erforderlig information lämnas till såväl nya deltagare som ansvarig gruppledare. Denna information finns även samlad i en pärm.
Vid överenskommen sluttid återkommer vår medarbetare för att sköta släckning, låsning och larmning av lokalerna.
Skulle något akut inträffa under dagen som kräver kontakt med någon av vår personal finns en telefonlista i receptionen. Ansvarig gruppledare får då med hjälp av den söka kontakt.
Det händer att medarbetaren från Släktforskarnas Hus stannar kvar under dagen och ägnar sig åt egen forskning. Självfallet tar ni då kontakt med honom/henne om det dyker upp praktiska problem.
Vi vill dock poängtera att det inte ingår någon forskarservice under helgbokningarna. Deltagarna måste vara självgående alternativt ”tas om hand” av gruppens egen ledare.
Två enkla ordningsregler
I ett förtroendefullt samarbete behövs inte något detaljerat regelverk. Två tämligen självklara saker vill vi dock nämna här. De finns också anslagna vid arbetsplatserna i vår forskarsal.
Det är inte tillåtet att äta och dricka vid forskarplatserna, vare sig vid läsapparater eller datorer. Det gäller även så enkla saker som att äta en frukt. Den minsta lilla vindruva innebär ofelbart kladd och stänk på kort och glas för att inte tala om vad en utspilld chokladmugg kan innebära. Ät och drick i vår fikahörna.
Den andra regeln är: ta bara med en församling i taget till din forskarplats. Det är allt för lätt att ta kort ur en pärm och ställa tillbaka i en annan när man har fler på gång samtidigt. Det är få kort som försvinner men rätt många som går vilse och kräver tidsödande skallgång för att återfinnas!
Låter det krångligt?
Rutinerna är till för att samarbetet ska bli så smidigt som möjligt och att vi inte ska hamna i besvärliga situationer. Även om det är många ord i texten så kan jag försäkra er att det brukar fungera enkelt och smidigt i vardagen. Har du några frågor och funderingar är du alltid välkommen att höra av dig till vår reception!
Äta och sova
Hotell Moskogen (0247-146 00 www.moskogen.com) är vår närmaste granne. Där finns bra logi och goda luncher till bra priser. Ett par hundra meter längre bort ligger STF:s vandrarhem Parkgården (0247-152 50 www.vandrarhemleksand.se) med bra men något enklare och billigare logi.
Information om bokningsläget 2008 och 2009 finner du på vår hemsida.
Välkomna till en trivsam och givande forskarhelg
på Släktforskarnas Hus i Leksand!
|